Base de Conhecimento

Aplicando o pagamento a uma fatura

Se você receber um pagamento que não seja registrado automaticamente no WHMCS, você precisará aplicá-lo manualmente à fatura. Alternativamente, se o pagamento não for para qualquer factura em particular, você deve seguir as etapas abaixo para emitir crédito a um cliente .

1. Comece por localizar e abrir a fatura para aplicar o pagamento para usando o Pesquisa ou de faturamento> faturas não pagas lista
2. Próximo da página de gerenciamento de fatura, selecione a guia Adicionar pagamento
3. Insira os detalhes correspondentes ao pagamento incluindo a data, o método de pagamento, a ID da transação e o valor nos campos mostrados
4. Em seguida, clique no botão Adicionar pagamento para concluir o processo

Se você receber um pagamento que se aplica a múltiplas faturas , para entrar, vá para Faturamento> Visualizar lista de transações> Adicionar transação . Lá, você obtém os mesmos campos que ao aplicar o pagamento a uma factura individual, mas, além disso, você também obtém um campo denominado Identificação (s) da Fatura e nela, você pode inserir uma lista separada por vírgulas de todos os números de fatura que este pagamento deve ser aplicado para. Os pagamentos serão aplicados no pedido entrado até que o valor total tenha sido usado e qualquer montante restante será adicionado automaticamente como um crédito para o usuário para uso em faturas futuras.

Adicionando uma transação manual

Você precisará inserir transações manualmente se você receber o pagamento de um cliente por um meio off-line, como cheque ou transferência bancária. Ou, por exemplo, para inserir transações externas no WHMCS, como despesas que você faz para pagar seus servidores e / ou outros serviços. É importante que você faça isso corretamente para garantir que os números no seu sistema WHMCS estejam corretos, então veja como você faz isso:

1. Comece indo para Faturamento> Lista de Transações
2. Selecione a guia Adicionar transação na parte superior da página
3. Então, você pode escolher o cliente ao qual se relaciona (se houver), a data do pagamento, o gateway usado, insira uma descrição, identificação da transação (se aplicável) e o valor
4. Se este for um pagamento que o cliente deve ser aplicado às facturas mais tarde (ou seja, um pré-pagamento ou pagamento na conta), você deve marcar a caixa de seleção Adicionar como crédito, que criará automaticamente a entrada de crédito apropriada para o usuário
5. Uma vez satisfeito com as configurações, clique no botão Adicionar Transação para concluir o processo

Pré-Financiamento de Conta / Adicionar Fundos

Há momentos em que um cliente pode querer depositar dinheiro com você com antecedência. Por exemplo, se eles estão prestes a colocar uma série de pedidos, ou eles estão indo de férias. E WHMCS permite isso usando o recurso de pré-financiamento / crédito da conta.

Para obter detalhes, consulte Adicionar fundos

Gerenciando Crédito

Você pode querer adicionar crédito a um cliente se eles pagarem por um mês ou se você tiver algum tempo de inatividade para o qual você deseja fornecer crédito. Com o WHMCS, você pode dar ao cliente um saldo de crédito e quando sua próxima fatura é gerada, esse crédito será aplicado automaticamente a ele. Se o crédito for suficiente para cobrir toda a factura, a factura é automaticamente marcada como paga. Caso contrário, o valor total devido apenas diminuiu pelo valor necessário.

Emitir crédito a um cliente

Consulte Adicionar uma transação manual acima para se você estiver adicionando um pagamento que não se relaciona com nenhuma fatura específica e deseja adicioná-la ao saldo de crédito dos usuários para que ele possa ser usado para pagar faturas.

Alternativamente, para adicionar um crédito sem qualquer pagamento, você seguirá as etapas abaixo:

1. Comece indo para a página Resumo do Cliente para o cliente que deseja adicionar Crédito para
2. Clique no link Gerenciar Créditos para abrir a janela.
3. Na janela pop-up que é exibida, clique no Add Credit botão
4. Digite uma descrição para o crédito para seus registros e o valor do crédito a ser adicionado e clique em Salvar alterações
5. O crédito será adicionado ao saldo do cliente e entrada de crédito na lista de créditos

Removendo Crédito de um Cliente

1. Comece indo para a página Resumo do Cliente para o cliente que deseja adicionar Crédito para
2. Na seção Ações, clique no link "Gerenciar Créditos"
3. Na janela popup que é exibida, clique no botão Remover crédito
4. Digite um motivo para remover o crédito para seus registros e a quantidade de crédito para remover (um número positivo) e clique em "Salvar alterações"
5. O crédito será removido do saldo do cliente e entrada mostrada na lista de créditos

Aplicando Crédito a uma Fatura

Se aumentar uma nova fatura ou querer pagar uma existente com crédito do saldo disponível dos usuários, então é como fazê-lo:

1. Comece localizando a fatura com uma pesquisa ou da lista de faturas
2. Depois de ver a fatura, selecione a guia Crédito
3. Na seção Adicionar crédito à factura , insira o valor do crédito que deseja transferir do saldo credor da conta do cliente para esta fatura
4. Clique em Ir para concluir o processo

Os clientes também têm essa habilidade ao visualizar uma fatura na área do cliente se tiverem um saldo de crédito positivo.

Removendo Crédito de uma Fatura

Se o crédito foi aplicado a uma fatura, mas o cliente não deseja usar seu crédito para esta fatura em particular, ela pode ser removida.

1. Comece localizando a fatura com uma pesquisa ou da lista de faturas
2. Depois de ver a fatura, selecione a guia Crédito
3. Na seção Remover Crédito da Fatura , insira o valor do crédito que deseja transferir dessa fatura para o saldo credor da conta do cliente.
4. Clique em Ir para concluir o processo

Se a fatura foi totalmente paga por crédito, é necessário alterar o status novamente para Não pago através da guia Opções e reverter qualquer automação que possa ter sido desencadeada (por exemplo, mover a Data de devolução seguinte do serviço de volta para um ciclo de cobrança).

Crédito Automático

Um crédito é adicionado à conta de usuários automaticamente quando uma fatura é paga em excesso. Uma causa comum disso é quando o cliente configura mais de 1 assinatura do PayPal. Isso aparecerá no log como "Crédito por excesso de pagamento da fatura #xxxx"

Revisando logs de crédito

Se você quiser ver por que um cliente recebeu crédito, você precisa clicar no link Gerenciar Crédito na página Resumo do Cliente. Você verá uma lista de entradas de log de crédito para o cliente selecionado. Você tem a opção de excluir entradas, se desejar, e serão então deduzidas do saldo credor.

Pesquisa de transações e reversões de manuseio

Então, você teve um salto de cheques, ou você recebeu um estorno / disputa por uma transação que você já aplicou? As possibilidades são as ações que o pagamento deve desencadear, como renovação de um produto, registro de domínio ou renovação, já ocorreram e não podem ser revertidas. Então, o que você precisa fazer é deduzir o valor da sua receita e emitir uma nova fatura do cliente para re-pagar. Então, vamos dar um exemplo de uma transação paga pelo 2CheckOut com a ID da transação "6A5245278HM" e veja como lidaremos com isso.

1. Comece indo para Faturamento> Lista de Transações
2. Isso mostrará uma lista de todas as transações registradas em seu sistema WHMCS
3. Em seguida, clique na guia Procurar / Filtrar no topo - as várias opções de filtragem disponíveis aparecerão
4. Sabemos que esta transação foi feita usando 2CheckOut, então selecionamos 2CheckOut na Lista suspensa do Gateway
5. Nós também conhecemos o ID da transação, então nós inserimos isso no campo ID da transação como mostrado abaixo
6. Depois de concluir a seleção de opções de filtro, clique em enviar
7. Qualquer transação correspondente será exibida.
8. A partir daqui, podemos ver a data da transação, o cliente que fez e a nota fiscal que eles estavam pagando
9. Agora você pode clicar na fatura para a qual a transação foi aplicada e usar a guia Reembolso para aplicar um reembolso "Grava somente" para deduzir o valor pago de sua renda e mostrar que a fatura já não é paga
10. Depois disso, você precisa decidir o que fazer com os itens na fatura. Por exemplo, se é um produto, você pode querer ir e suspender esse produto do perfil dos clientes para evitar qualquer outro uso. E se é um domínio, você pode entrar em contato com o registrador e ver se um cancelamento é uma possibilidade.
11. Depois de cuidar dos produtos, você pode querer criar uma nova fatura manual para reembolso - por exemplo, se a disputa for um erro ou o cliente entrar em contato com você - para que você possa fazer isso simplesmente aumentando uma nota fiscal personalizada e com isso Você também pode aplicar quaisquer taxas ou sobretaxas que você tenha incorrido no pagamento em disputa. Você não deve tentar voltar a facultar os itens originais para reembolso, pois isso pode levar a um duplo incremento das datas de vencimento e a duas ações de renovação em produtos e serviços.

Os logs do Gateway

Se as transações não forem atendidas automaticamente pelo WHMCS, muitas vezes é útil dar uma olhada no log de transações. O log de transações pode ser visualizado acessando Faturamento> Log de Gateway .

Se um retorno de pagamento foi feito por um gateway de pagamento integrado com o WHMCS, os detalhes do retorno serão listados aqui. Cada retorno tem três resultados possíveis: bem sucedido, inválido ou erro.

• Um retorno de pagamento bem-sucedido ocorre quando o pagamento é identificado e registrado pelo WHMCS automaticamente e todas as ações necessárias são realizadas.
• Um retorno inválido ocorre quando os dados retornados do gateway não são esperados pelo WHMCS - por exemplo, o ID da Fatura está incorreto ou o valor do pagamento não corresponde
• Finalmente, ocorre um erro de retorno se os dados enviados pelo gateway de pagamento contiverem erros ou não podem ser verificados

Os retornos inválidos ocorrerão de tempos em tempos quando os dados recebidos não forem totalmente válidos e geralmente são apenas aleatórios. Se você começar a obter muitas transações que retornam como inválidas ou como erros, então você pode entrar em contato para que possamos verificar isso.