Pesquisando faturas
Há várias maneiras de procurar e localizar faturas.
- Você pode pesquisar por Número de Fatura usando a Pesquisa Inteligente a partir de qualquer página da área de administração
- Para opções de pesquisa mais avançadas, incluindo a pesquisa por descrições de itens de linha, você deve usar a Lista de faturas
- Existe a lista de faturas global que lista faturas para todos os clientes aos quais pode ser acessado navegando para Faturamento> Faturas (selecionar um status é opcional)
- Existe também a Lista de faturas dos clientes, que está restrita apenas a facturas de clientes individuais. Isso pode ser acessado através da guia Faturas na página Resumo de clientes.
Criando faturas personalizadas
O WHMCS gera automaticamente faturas para produtos e serviços recorrentes.
Para criar uma nota fiscal personalizada, siga as etapas abaixo:
- Navegue para o cliente que deseja gerar uma fatura para
- Clique no link Criar Faturamento localizado no painel Faturas / Faturamento na página Resumo do Cliente
- Uma nova fatura será criada no estado do rascunho
A data de vencimento para faturas criadas manualmente é padrão para o mesmo número de dias no futuro, conforme você permite a geração automática de fatura. A data de vencimento pode ser personalizada através da guia Opções ao gerenciar uma fatura.
- Você pode começar imediatamente a adicionar itens de linha à fatura
- Para cada um que você deseja adicionar, insira uma descrição e um valor, seguido do botão Salvar Mudanças. Uma nova linha aparecerá para permitir a adição de itens de linha adicionais.
- Se você deseja personalizar qualquer uma das opções de fatura, incluindo datas de vencimento, método de pagamento, taxas de impostos, etc., você pode fazê-lo através da guia Opções localizada na parte superior da fatura
Publicando uma fatura
Para publicar uma fatura, clique no botão Publicar localizado na parte superior direita da tela de criação de fatura. Duas opções de publicação estão disponíveis:
- Publicar e Enviar Email - clicar neste botão converte a nota fiscal para Não pago e envia o email da Criação de Fatura para o cliente.
- Publicar - clicar neste botão converte a fatura em Não pago sem notificar o cliente.
Nota: Os botões de publicação só serão exibidos quando a fatura estiver no estado do Rascunho.
Enviar e-mails
O WHMCS possui uma variedade de modelos de e-mail relacionados com faturas que são totalmente personalizáveis.
A maioria desses e-mails são enviados quando ocorrem vários disparadores automáticos, mas todos eles também podem ser enviados sob demanda por usuários de nível administrativo.
Para enviar um email:
- Navegue até a fatura para a qual deseja enviar um e-mail
- Selecione o modelo de e-mail que deseja enviar no menu suspenso localizado sob o banner de status da fatura
- Clique em Enviar e - mail para executar o envio
Pagamento em massa
O pagamento em massa de faturas permite que os clientes paguem várias faturas em uma única transação.
Isso geralmente é mais rápido e mais conveniente para os clientes com várias faturas pendentes, além de reduzir seus custos de transação processando apenas uma única transação.
Os clientes podem solicitar o pagamento de massa através da área do cliente, desde que esteja habilitado .
Os usuários de administração também podem criar faturas de pagamento em massa:
- Navegue até a lista de faturas de clientes dentro da área de administração (acessível a partir da página Resumo do cliente)
- Marque as caixas de seleção ao lado das faturas que você deseja combinar para pagamento
- Clique no botão Mass Pay localizado na parte inferior da lista de faturas
Adicionando Fundos
A adição de fundos ou crédito a uma conta permite que um cliente pregue sua conta com antecedência.
Quando esta opção está habilitada , os clientes podem depositar fundos em sua conta entre um valor mínimo e máximo que você define. Esses fundos são conhecidos como saldo de crédito dos clientes.
Os usuários de administração podem criar faturas de recursos adicionais:
- Navegue até a página Resumo do Cliente para o cliente em questão
- Clique na opção Criar adição de fatura de recursos encontrado na seção Faturamento / faturas
- Insira o valor desejado para depósito na conta, quando solicitado
- Clique em Enviar para completar o processo e criar a fatura
O cliente receberá um e-mail que uma fatura foi gerada juntamente com um link para pagar.
Faturamento de faturas
A divisão de faturas permite que você separe um ou mais itens de linha de uma fatura em uma fatura separada.
Isso é útil se você tiver uma situação em que os itens foram agrupados em uma única fatura que um cliente deseja renovar separadamente ou onde uma mesclagem foi feita incorretamente.
Para dividir itens de uma fatura:
- Navegue até a fatura da qual você deseja dividir itens
- Marque as caixas de seleção ao lado de todos os itens de linha que deseja dividir em uma nova fatura
Nota: Todos os itens de linha que você selecionou aqui serão movidos para uma única fatura nova.
- Selecione a opção Separar para Nova Fatura no menu suspenso localizado imediatamente abaixo dos itens da linha de fatura
- O formulário irá enviar automaticamente e a página será recarregada com a nova fatura contendo apenas os itens de linha que você selecionou
Este processo não envia qualquer email para o cliente. Se desejar, você deve usar a opção Enviar Email para notificar o cliente da nova fatura.
Fusão de faturas
A fusão de faturas permite combinar várias faturas separadas em uma única fatura.
Isso é útil para quando um cliente gostaria de pagar itens que foram faturados separadamente juntos ao mesmo tempo.
Para combinar faturas, siga as etapas abaixo:
- Navegue até a lista de faturas de clientes dentro da área de administração (acessível a partir da página Resumo do cliente)
- Marque as caixas de seleção ao lado das faturas que você deseja combinar para pagamento
- Clique no botão Mesclar localizado na parte inferior da lista de faturas
Nenhuma notificação por e-mail é enviada aos clientes ao executar esta ação, portanto, se você deseja notificar o cliente, use a opção Enviar e-mail na fatura resultante.
Transações de reembolso
As transações de reembolso permitem emitir créditos e reembolsos para pagamentos feitos.
Existem 3 opções para reembolso de pagamentos:
- Reembolso através do Gateway - Muitos gateways de pagamento no WHMCS suportam a capacidade de reembolso automático, o que significa que o WHMCS se comunica com o gateway de pagamento e instrui o valor do reembolso que solicita para ser processado pelo gateway de pagamento. Isso retornará o dinheiro ao método de pagamento que o cliente originalmente pagou via.
- Reembolso manual processado externamente - Esta opção existe para permitir que você registre restituições contra faturas quando o reembolso foi processado fora do sistema. Por exemplo, você pode usar isso se você processar um reembolso diretamente no seu gateway de pagamento ou um estorno / disputa ocorre.
- Adicionar ao saldo de crédito do cliente - Isso permite que você reembolse o dinheiro ao saldo de crédito dos clientes para uso em futuras faturas.
Para realizar um reembolso, siga estas etapas:
- Navegue até a fatura que deseja realizar um reembolso para
- Selecione a guia Reembolso
- Se várias transações foram feitas para a fatura, selecione a transação para a qual deseja resgatar.
Apenas uma transação pode ser reembolsada por vez e o valor do reembolso não pode exceder o valor total da transação.
- Insira o valor a ser reembolsado se for um montante parcial, caso contrário deixe em branco para reembolsar todo o valor da transação
- Escolha o tipo de reembolso apropriado (veja acima para detalhes)
- Se você não deseja enviar um e-mail confirmando que o reembolso foi processado, desmarque a caixa de seleção Enviar Email
- Clique no botão Reembolso para executar o reembolso
A página irá recarregar e exibir os resultados da tentativa de reembolso no caso de escolher Reembolsar através do Gateway. Caso contrário, o Gateway Log irá ajudá-lo a diagnosticar o porquê.
Pagamento reverso
Ao fazer um reembolso, existe a opção de reverter os efeitos do pagamento original. Por exemplo, você pode preferir que o status da fatura seja definido no status de Coleções e reverter a próxima data de vencimento para serviços associados.
A ação tomada ao assinalar esta opção durante a emissão de um reembolso depende da configuração na página Configurações> Configurações de automação . Para obter mais informações sobre este recurso, consulte a página Reversões de pagamento .
Solução de problemas de geração de fatura
Quando as faturas não estão gerando como você espera, há uma série de coisas que você deve verificar primeiro.
Consulte Solução de problemas de faturamento para obter mais informações.
