Gestão de tempo e produtividade: 5 dicas para profissionais de tecnologia

Cuidar do tempo e da produtividade podem não ser tarefas fáceis. Seja na área de tecnologia ou em outras áreas, o tempo corrido é nosso grande inimigo. Para gerir projetos e tarefas com mais facilidade, separamos algumas dicas que podem te ajudar a se tornar um profissional muito mais produtivo!

Pomodoro

Você conhece a técnica Pomodoro? Dentre as cinco dicas que iremos falar ao longo do texto, provavelmente essa é a mais conhecida. O nome Pomodoro vem do italiano e significa “tomate”. A escolha do nome é do Francesco Cirillo, que usou um daqueles cronômetros de cozinha com formato de tomate para gerenciar o seu tempo.

Pomodoro se baseia na ideia de fluxos de trabalho divididos em blocos para melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de diversas pesquisas, Francesco chegou na seguinte técnica:

  • Selecione todas as suas tarefas e monte uma lista das principais
  • Determine 25 minutos para fazer apenas uma das tarefas principais
  • Mantenha todo o seu foco apenas nela
  • Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Nesse período vale levantar, fazer um exercício, caminhar, alongar, meditar. Procure algo que te ajuda a relaxar.
  • Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la
  • Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos)
  • A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho

A ideia é que, com o passar do tempo, você descubra quantos “pomodoros” usa para fazer suas atividades (isso vai te ajudar a estimar prazos).

Você não precisa de um tomate para fazer essa técnica funcionar. Alguns aplicativos gratuitos te auxiliam no Pomodoro:

  • Be Focused: Esse aplicativo está disponível apenas para iOS, mas você encontra uma opção correlata, chamada Clear Focus. São ótimas opções para você gerenciar seus trabalhos, estudos e até tarefas do dia-a-dia, como arrumar o quarto ou fazer uma atividade física.
  • Pomello: Essa opção é mais voltada para quem quer usar o Pomodoro nas tarefas do trabalho e de forma potencializada. O Pomello funciona no computador, o que é uma grande vantagem para o mundo corporativo. Esse aplicativo tem outra vantagem incrível para quem está sempre ligado nas técnicas de produtividade: só funciona sincronizado com o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas muito utilizada em empresas que vamos falar daqui a pouco.
  • Tomato-timer: Esse app é uma outra opção para o seu computador, mas dessa vez você só precisa acessar o site e começar a usar. O site emite um som no fone de ouvido e uma notificação no canto da tela para avisar que seu tempo acabou. E além disso, é possível controlar os horários de intervalo entre um bloco de pomodoro e outro.

Metodologias Ágeis

Metodologias ágeis também podem te salvar! Tudo começou com o desenvolvimento de projetos de software e as ideias principais eram: priorizar as pessoas e as interações, produtos executáveis, colaboração do cliente e respostas rápidas para as mudanças.

Para colocar esses métodos dentro da sua empresa é preciso separar os seus projetos em ciclos:

  • Início do projeto
  • Organização e preparação
  • Execução do trabalho
  • Encerramento do projeto

Após cada ciclo, você (e sua equipe) devem analisar todas as atividades individualmente. Assim, caso encontre erros no meio do caminho, você poderá resolvê-los mais rápido. Isso evita que muitos erros sejam acumulados e no final você precise refazer todo o trabalho.

Com esse método você consegue entregar um projeto mais rápido, desenvolvê-lo com mais qualidade, visualizar o que já foi feito e quanto falta, além de dividir as etapas entre todos os membros da equipe.

Nesta metodologia você pode usar o Scrum, onde os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O desenho final do Scrum pode ser resumido assim:

Para entender mais sobre esse método, você pode conferir uma aula gratuita de Scrum da Mastertech.

Kanban

Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. O Kanban é uma ótima forma de integrar as tarefas da empresa e facilitar a comunicação entre todos os departamentos.

Essa metodologia funciona através de murais divididos em três seções (ou mais), normalmente nomeadas de To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído). Outras seções podem ser acrescentadas conforme as necessidades do seu projeto, como Pending (pendente) por exemplo.

Além de um mural físico, você pode seguir essa metodologia através de alguns sites e aplicativos, como Asana ou Trello.

Remote: Office is not required 

Se você é adepto do trabalho remoto (ou está pensando em aderir), a quarta dica é uma sugestão de literatura: Remote – Office not required, de Jason Fried e David Heinemeier Hansson. Neste livro, Jason e David falam sobre alguns motivos para o trabalho remoto ser recomendável em diversos casos: “Quando você não consegue ver alguém o dia todo, a única coisa que você tem para avaliar é o trabalho”.

Já sabemos que o escritório é um ambiente cheio de políticas, com inúmeras interrupções e ainda assim avaliamos os profissionais pelo tempo em que eles ficam sentados na cadeira. Isso não tem nada a ver com resultado e, neste ponto, os argumentos do livro a favor do trabalho fora do escritório são bastante convincentes.

Gestão e escopo visual

Como última dica, vamos falar sobre representação visual. A ideia aqui é: Desenhar ao invés de ficar extensamente descrevendo em texto. Um bom exemplo é EAP – Estrutura Analítica de Projetos, também conhecida como WBS – . Essa é uma ferramenta que organiza todo o escopo do projeto de maneira visual e subdividindo, de forma que seja melhor gerenciado.

Com essa técnica, o gerente de projetos não apresentará um documento textual extenso a cada pessoa envolvida como: patrocinadores, clientes, equipe, gerente funcional, gerente de portfólio e pessoas afetadas pelo projeto. Ele apresenta a EAP, fornecendo uma visão rápida e geral do que está dentro do escopo do projeto. Isso facilita a análise e ajuda a identificar possíveis necessidades.

Além disso, essa visão permite que a equipe não esqueça elementos solicitados.
Para criar uma EAP, são necessárias as seguintes entradas: plano de gerenciamento do projeto; declaração do escopo do projeto; documentação dos requisitos; fatores ambientais da empresa; e ativos de processos organizacionais.

Algumas regras a serem seguidas para o desenvolvimento de uma EAP:

  • A EAP deve ser criada com a ajuda da equipe;
  • Cada nível da EAP é uma parte menor do nível anterior;
  • O projeto inteiro deve ser incluso em cada um dos níveis mais elevados da EAP;
  • A EAP deve incluir apenas as entregas necessárias para o projeto;
  • As entregas que não estão na EAP não fazem parte do projeto.

Ficou empolgado com as cinco dicas? A Masterterch, escola de habilidades do século XXI, está com inscrições abertas para o curso de Gestão de Projetos Ágeis. Com ele você pode aprender mais sobre metodologias ágeis e técnicas de produtividade e gestão. 

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